Zpracování osobních údajů

Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů zejména těchto kategorií osob: zájemců o naše produkty a služby; zákazníků E-shopu (spotřebitelů i podnikatelů); uživatelů Služby, včetně osob pověřených zákazníkem (například dispečer nebo administrátor účtu); řidičů, jejichž data se stahují z tachografů a karet řidičů a zobrazují ve Službě podle nastavení zákazníka; obchodních partnerů a jejich kontaktních osob; návštěvníků webu www.etachograph.com.

Zpracováváme jen takové osobní údaje a v takovém rozsahu, který je potřebný pro konkrétní účel.

2.1. Pokud jste zájemce o naše služby nebo nás kontaktujete, zpracováváme identifikační údaje (jméno, příjmení, případně název firmy), kontaktní údaje (e-mail, případně telefon) a údaje z komunikace (obsah zprávy, počet vozidel nebo základní kontext poptávky).

2.2. Pokud jste zákazník E-shopu (provozovaného na platformě Shopify), zpracováváme identifikační a kontaktní údaje (jméno, příjmení, e-mail, fakturační a dodací údaje), u podnikatelů i firemní údaje (název, IČO, DIČ, pokud je zadáte), údaje o objednávce a platbě (zakoupené položky, cena, způsob platby, stav úhrady) a údaje o reklamacích a vráceních, pokud nastanou. Platební údaje typu čísla karty u nás zpravidla neuchováváme, zpracovávají je platební brány v rámci Shopify nebo poskytovatelů plateb. Dále zpracováváme technické údaje (IP adresa, identifikátory zařízení a prohlížeče, logy) pro bezpečnost a prevenci zneužití.

2.3. Pokud používáte naši Službu, zpracováváme údaje o účtu (e-mail administrátora, role a přístupy, záznamy o přihlášeních), údaje o monitorovaných objektech (označení vozidla, identifikátory HW jednotky, technické diagnostické údaje) a data stažená z tachografů a karet řidičů. Této kategorii se podrobně věnuje článek 3.

2.4. Pokud jste obchodní partner, zpracováváme identifikační a kontaktní údaje kontaktní osoby a údaje o fakturaci a komunikaci.

2.5. Při návštěvě webu můžeme používat cookies a podobné technologie (nezbytné, analytické a případně marketingové). Podrobnosti jsou v samostatném dokumentu Zásady cookies a v nastavení souhlasu na webu.

Jádrem Služby je stahování souborů z digitálních tachografů a karet řidičů (DDD soubory), jejich archivace a vyhodnocování. Tyto soubory obsahují osobní údaje řidičů zákazníka, zejména doby řízení a odpočinku, číslo karty řidiče, události a v některých případech i údaje o poloze vozidla.

Tato data zpracováváme jménem zákazníka (dopravce nebo provozovatele vozidel) a podle jeho pokynů. Ve vztahu k těmto datům vystupujeme jako zpracovatel a zákazník je správcem. Správcem jako provozovatel vozidel určuje účely a prostředky zpracování dat svých řidičů, plní informační povinnost vůči řidičům a zajišťuje právní základ jejich zpracování.

Pro toto zpracování uzavíráme se zákazníkem zpracovatelskou smlouvu podle čl. 28 GDPR, která upravuje předmět a dobu zpracování, povahu a účel zpracování, kategorie subjektů údajů, povinnosti a práva stran, mlčenlivost, zapojení dalších zpracovatelů a bezpečnostní opatření. Zpracovatelská smlouva je samostatný dokument a není součástí těchto zásad. O její uzavření nás můžete požádat na info@etachograph.com.

Data z tachografů a karet řidičů zpřístupňujeme pouze zákazníkovi a jím pověřeným osobám, dále orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon, a našim zpracovatelům (například poskytovatelům cloudové infrastruktury) na základě smlouvy o zpracování.

Předsmluvní komunikace a příprava nabídky zpracováváme na základě oprávněného zájmu nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost.

Uzavření a plnění smlouvy (objednávka v E-shopu, dodání zboží, aktivace a provoz Služby, zákaznická podpora) zpracováváme na základě plnění smlouvy.

Účetnictví, daně a plnění zákonných povinností (fakturace, evidence plateb) zpracováváme na základě plnění právních povinností.

Bezpečnost, prevence podvodů a zneužití, ochrana systému a řešení incidentů zpracováváme na základě oprávněného zájmu.

Vymáhání pohledávek a uplatňování a obhajoba právních nároků zpracováváme na základě oprávněného zájmu.

Marketingovou komunikaci a informování o novinkách zpracováváme na základě oprávněného zájmu vůči stávajícím zákazníkům v přiměřeném rozsahu, nebo na základě souhlasu, pokud je vyžadován. Souhlas můžete kdykoli odvolat podle článku 7. Z odběru obchodních sdělení se můžete kdykoli bezplatně a bez uvedení důvodu odhlásit, a to postupem uvedeným v každém zaslaném obchodním sdělení (zpravidla odkazem pro odhlášení), případně e-mailem na info@etachograph.com. Po odhlášení vám obchodní sdělení dále zasílat nebudeme.

Data z tachografů a karet řidičů zpracováváme jménem zákazníka jako zpracovatel podle článku 3, na základě zpracovatelské smlouvy a pokynů zákazníka.

Osobní údaje nepoužíváme k rozhodování založenému výlučně na automatizovaném zpracování ani k profilování s právními účinky.

Pokud si chcete objednat zboží nebo službu, je poskytnutí určitých osobních údajů nezbytné, jde o smluvní požadavek. Bez nich není možné objednávku zpracovat, dodat zboží nebo zpřístupnit Službu. U marketingu nebo volitelných cookies je poskytnutí údajů dobrovolné a probíhá na základě souhlasu, pokud je vyžadován.

Ve většině případů zpracováváme údaje na základě plnění smlouvy, zákonné povinnosti nebo oprávněného zájmu, souhlas tedy nepotřebujeme. Souhlas žádáme jen tam, kde je potřebný, například u některých marketingových aktivit nebo marketingových cookies. Udělený souhlas můžete kdykoli bezplatně a bez uvedení důvodu odvolat e-mailem na info@etachograph.com nebo v nastavení cookies na webu.

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro daný účel, zejména po dobu trvání smluvního vztahu a přiměřenou dobu po jeho skončení (zpravidla kvůli reklamacím, sporům a nárokům), po dobu stanovenou zákonem, po dobu trvání oprávněného zájmu, je-li přiměřená účelu, a do odvolání souhlasu, pokud je právním základem souhlas.

Konkrétně platí zejména tyto doby. Údaje, které vyžadují právní předpisy upravující daňové a účetní povinnosti (typicky fakturační údaje a informace o poskytnutém plnění), uchováváme 5 let od konce účetního období; u dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Údaje zpracovávané pro vyřizování reklamací uchováváme po dobu běhu lhůty pro uplatnění práv z vadného plnění, případně po dobu záruční doby. Údaje zpracovávané pro ochranu našich oprávněných zájmů (obrana před nároky) uchováváme po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt; nedojde-li k zahájení řízení, uchováváme je 5 let od ukončení smluvního vztahu. Údaje mohou být zpracovávány i déle, vznikne-li relevantní důvod, typicky zahájení správního či soudního řízení.

Dotazy přes kontaktní formulář nebo e-mail bez uzavření spolupráce uchováváme zpravidla 12 měsíců, pokud není důvod uchovat je déle (například navazující komunikace nebo právní nárok).

Data z tachografů a karet řidičů uchováváme po dobu sjednanou se zákazníkem ve zpracovatelské smlouvě, nejméně však po dobu vyžadovanou právními předpisy o silniční dopravě. Po skončení smlouvy data vymažeme nebo vrátíme zákazníkovi podle jeho pokynu.

Přístup k osobním údajům mají jen oprávněné osoby (zaměstnanci a spolupracovníci) v rozsahu potřebném pro plnění jejich úkolů.

Z důvodu zajištění provozu a plnění smlouvy mohou být příjemci osobních údajů také poskytovatelé e-commerce platformy (Shopify) a související techničtí dodavatelé, platební brány a finanční instituce, přepravní společnosti, externí účetnictví, daňové a právní poradenství, poskytovatelé IT, hostingu a bezpečnosti a orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Pro analytiku návštěvnosti webu využíváme nástroj PostHog s ukládáním dat na serverech v Evropské unii. Analytika běží pouze na základě vašeho souhlasu uděleného v cookie liště; podrobnosti jsou v Zásadách cookies.

Pokud někteří příjemci zpracovávají údaje naším jménem jako zpracovatelé, máme s nimi uzavřena odpovídající smluvní ujednání o zpracování osobních údajů.

Při využívání platformy Shopify a některých technických dodavatelů může dojít k přenosu údajů mimo EU a EHP. V takovém případě zajišťujeme přiměřené záruky ochrany, například standardní smluvní doložky nebo jiné mechanismy podle GDPR.

Vaše osobní údaje zpracováváme primárně v elektronické podobě automatizovanými prostředky v našich IT systémech, případně v systémech našich zpracovatelů. Osobní údaje mohou být dále zpracovávány i manuálně tam, kde je to pro daný účel nezbytné či vhodné.

Při správě dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, mimo jiné za účelem odstraňování chyb a nepřesností. Tyto osoby mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu uvedeném v tomto dokumentu a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.

Vaše údaje chráníme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními podle čl. 32 GDPR. Slouží k tomu zejména: implementace a vynucování interních předpisů na ochranu osobních údajů, řízení přístupu k osobním údajům a autorizační údaje, šifrování přenosu i uložených dat, antivirová ochrana, firewally, logování a monitoring bezpečnostních událostí, pravidelné zálohování, fyzické prostředky ochrany a další opatření odpovídající povaze zpracování.

Data z tachografů a karet řidičů ukládáme odděleně podle zákazníka a zpřístupňujeme je pouze zákazníkovi a jím pověřeným osobám. Konkrétní bezpečnostní opatření vztahující se k tomuto zpracování jsou popsána ve zpracovatelské smlouvě podle článku 3.

Dojde-li k porušení zabezpečení osobních údajů, postupujeme podle čl. 33 a 34 GDPR, tedy případ ohlásíme dozorovému úřadu a v zákonem stanovených případech informujeme i dotčené osoby, respektive zákazníka jako správce.

V rozsahu podle GDPR máte zejména právo na přístup k údajům, právo na opravu, právo na výmaz (právo být zapomenut), jsou-li splněny podmínky, právo na omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů, právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, právo odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu, a právo podat stížnost dozorovému úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů.

Jste-li řidič a vaše data se zpracovávají v rámci Služby, vystupujeme jako zpracovatel a správcem je váš zaměstnavatel nebo provozovatel vozidla. Svá práva proto uplatňujte primárně u něj. Pokud se obrátíte na nás, vaši žádost bez zbytečného odkladu předáme příslušnému správci.

Aktuální znění těchto zásad je zveřejněno na www.etachograph.com, na začátku dokumentu uvádíme datum účinnosti. Pokud máte otázky nebo chcete uplatnit svá práva, kontaktujte nás e-mailem na info@etachograph.com.